居住者からの要望・問い合わせの受け答えはどうする？
居住者の皆さんにとって、大規模修繕工事はそんなに経験するものではありません。
よって工事に入ってから、いや、着工前から様々な疑問・問い合わせしたいことなどを持っています。
それらを解決するために、着工前の工事説明会が開催されます。
しかしそれでも全てを解決できるわけではありません。
「バルコニーにこんなものがあるんだけど・・・」
「うちはストレスを溜めやすいペットがいるんです」
「ゴミ置き場にフェンス付けたりはしないの？」
等々、本当に沢山の意見が出てきます。
居住者は質問などを書き、工事用ポストに投函します。
現場代理人初心者の場合、それらの用紙は居住者が家に元々持っている便箋やルーズリーフ、はたまた破いたメモ用紙などになります。私が最初そうでした。
大きさや書く仕様はもちろんバラバラ、メモ用紙はA4用紙に貼り付けないと無くしてしまいそう。
中には「うちのベランダに背は低いけど大きな物置があるから今度みてくれ 佐藤 」という言葉だけで、部屋番号も電話番号もないなんてこともあります。佐藤さん２件あるのに。
そんなある日、「ご意見・ご要望書」というものがあることに気付き、目の前が明るくなったことを今でも覚えています。
その用紙には、ご意見やご要望を書く大きなスペースがあるだけでなく、居住者の方の部屋番号・氏名・電話番号を書く欄があり、最後にその要望・質問に対してこちらがどうしたかを記入する欄まで設けられていました。
これを使用する様になって、居住者の方からのご意見が見やすくなったのはもちろん、皆さんしっかり連絡先を記入して下さるので、困ることがなにもなくなりました。
おまけに大きさが統一されているので、一つのファイルにきれいに閉じることができ、しっかりした工事の記録として保存も出来るようになりました。
以前、ご意見・ご要望書を各戸に配布しているという人がいました。
しかし大抵の現場では、工事掲示板のあたりにバインダーに挟んで置いてある、掲示板にストッカーを貼り付けてそこに入れてあるなど、通常は掲示板付近に設置してあります。
こうすれば、配布した用紙をなくしたりしません。
さらにボールペンをそばに置いておけば、その場で書いて工事用ポストに投函もできます。
方法は人それぞれですが、このように決められた用紙がありますと、色々な利点がおります。
今まで居住者からの意見書は、色々な用紙で出てきていた、という方は、ご自分と居住者の皆さんが使いやすい用紙をつくられてはいかがでしょうか。